
<!DOCTYPE html>

<html>

<head>

<meta http-equiv="Content-Type" content="text/xhtml; charset=utf-8">

</head>

<body>

<div style="font-family:sans-serif"><div style="white-space:normal"><p dir="auto">On 31 Jan 2020, at 0:45, Jo wrote:</p>

<blockquote style="border-left:2px solid #777; color:#777; margin:0 0 5px; padding-left:5px"><p dir="auto">On 28 Jan 2020, at 7:53, Glenn Parker wrote:<br>

</p>

<blockquote style="border-left:2px solid #777; color:#999; margin:0 0 5px; padding-left:5px; border-left-color:#999"><p dir="auto">First, a little nomenclature for the new user. What MailMate calls the “Account” or “Source” is what I normally call a “mailbox”, that is to say the folder hierarchically and messages accessed via a particular account on an IMAP server. To me, that whole thing is the mailbox. What MailMate calls a “IMAP Mailbox” is what I would normally call a “folder”. The core standard for IMAP, [RFC 3501](<<a href="https://tools.ietf.org/html/rfc3501" style="color:#999">https://tools.ietf.org/html/rfc3501</a>>), uses this terminology for mailboxes and folders, as does every other IMAP client I have used.</p>

</blockquote><p dir="auto">OK, bear with me here… (I’ve actually closed my eyes to this whole thing for a couple days to see if a clearer head will help) I’m looking under Sources. The assorted email accounts that I have are listed, with little globe icons. When I expand those, there are little folder icons (draft, inbox, junk, sent, trash…if it’s a gmail account, drafts becomes [gmail] with its own set up subfolders (folder icons - the blue things).<br>

</p>

<blockquote style="border-left:2px solid #777; color:#999; margin:0 0 5px; padding-left:5px; border-left-color:#999"><p dir="auto">You can then add rules to your INBOX folder that will automatically (or manually) move incoming messages to your new Mailbox as they arrive. You can add lots of rules for specific email senders, or for email from a particular domain, or many other criteria. You can even make a rule that recognizes email addresses found in an existing Mailbox.</p>

</blockquote><p dir="auto">So what you’re saying is all of these little things that look like folders to me are the IMAP mailboxes? Are you also saying that I can MOVE messages into these mailboxes and they (the messages) will no longer appear in any main inbox area? And I can do that by using the move command, AND by filtering?</p>

</blockquote><p dir="auto">Yes, those globe things under sources are basically mail accounts and the folders inside are IMAP mailboxes. As you see from the discussion, they are called somewhat differently by different people, often following what they are used to from their previous mail clients, hence things can get easily confusing. I think of those folders under the globes as “physical” mailboxes (trays, folders if you will) for each mail account. Each server software has its own default names for them, as you noticed. Regardless of the names, there are 5 standard functional types as defined by IMAP. If you are not sure which type is a specific mailbox, right click on it and scroll down the menu to “mailbox type” - if a given mailbox is a standard mailbox, it will have a checkmark in front of its type. If there is no checkmark, it is a generic (user- or service-created) mailbox.</p>

<p dir="auto">You can move messages between IMAP mailboxes using menus, icons on top of the window, or drag and drop. You can also set up action rules in smart mailboxes. Many people however leave all mail that is not spam or archive or trash in the inbox. You can create as many smart mailboxes as you need to group/filter your mails the way you need to handle them. Smart mailboxes are purely virtual and are just filtered or unfiltered views into one or more IMAP mailboxes. They can also use other smart mailboxes as the reference.</p>

<p dir="auto">For example, I have a smart mailbox for each of my mailings lists. All of them sit inside of a smart mailbox that combines them all together into a all-mailing-lists mailbox. For some mailing lists, I have additional smart mailbox with suffix “new” which shows me only last so many days of unread mails from given list by doing additional filtering on the main mailing list mailbox. All the “new” mailboxes sit inside “mailing lists new” mailbox that combines all new messages together. For a few mailing lists, I have also a smart mailbox with suffix “recent” which shows me all mails, read and unread, that came within past so many days. For really busy lists (where I do not bother to read all), I also have a smart mailbox with suffix “old” to show me messages older than defined threshold, so I can trash them.</p>

<p dir="auto">These are just a few examples of taking advantage of the smart folders. The beauty is that you can change, add, remove them as needed and the actual messages sit the same all the time and you can still go to combo inbox and search it for whatever if you are not sure where the message is.</p>

<p dir="auto">If you read older threads, you will notice references to a zero-inbox. It is usually a smart mailbox that refers to the combined inbox subtracting mails shown in select smart folders. In other words, what is shown in it is the stuff that is not shown elsewhere. You process the messages in this mailbox by either putting them into spam, trash, archive, or amending one of smart mailboxes to include them. At the end of the day, you should (ideally) have that mailbox empty, hence its name. In POP world, you achieved the same by moving messages from inbox to other mailboxes/folders. My zero-inbox for example, excludes the smart mailbox combining all mailing lists, so I never see any mailing list posts in my “incoming mail”.</p>

<p dir="auto">Important to note that besides having a set of standard IMAP mailboxes in the Sources group, MM creates combined mailboxes for these in the Mailboxes group. They also have blue folder icons like those under the globes (I haven’t seen yet how they changed in the most recent version). They combine a given type of IMAP mailbox across all your mail accounts.</p>

<p dir="auto">Also important to note is that if you get a message in the inbox of account A and you click the button to archive it, the message is moved to the archive mailbox of account A. That is it remains within its account. The combined archive mailbox allows you to view all archives together and you can set it up to show submailboxes according to your criteria and/or you can set other smart mailboxes to filter/group the messages in archives for you as you wish.</p>

<p dir="auto">It took me a few months to tailor my smart mailboxes to my needs but now I am using MM for a few years with only a few tweaks once a while and I do not spend any time on moving messages among mailboxes.</p>

<p dir="auto">One thing to mention yet is that trashing messages moves them to the trash mailbox but they are not actually deleted. Trash mailbox is just another IMAP mailbox and you need to actually delete messages from it to remove them from the server. I thus have a smart mailbox called “Trash old” which shows messages that are in the trash for more than 12 months. I actually count weeks, taking advantage of the option to update this mailbox only once a week, so I delete old mails only once a week. Yes, I keep messages in trash for a year just in case they got there by mistake or I change my mind.</p>

<p dir="auto">Robert</p>

</div>

</div>

</body>

</html>